É bem possível que, em algum momento, você já tenha buscado maneiras de organizar o seu dia – assistindo uma aula sobre gerenciamento de tempo, lendo sobre isso, usando agendas de papel ou virtuais. E então, você se perguntou: por que, mesmo com o conhecimento e as ferramentas, eu ainda sinto que minha organização do tempo é ineficiente? Por que eu não consigo fazer as coisas que preciso? A resposta é simples: tudo que você aprendeu sobre gestão de tempo é, na verdade, uma perda de tempo. Não funciona. Mas, neste artigo, você encontrará dez dicas que realmente funcionam para gerenciar melhor seu tempo.
1. Saiba que tempo é relativo
A maioria dos métodos e ferramentas para gerenciamento de tempo não funciona porque são voltados para o tempo do relógio. E o tempo do relógio é irrelevante. Você não vive no tempo do relógio; vive no tempo real, que é relativo e mental. Quando você está se divertindo, ele passa mais rápido. Quando está fazendo a declaração do Imposto de Renda, ele se arrasta. Esse tempo mental é você quem cria – e, portanto, é você quem controla. Retire as limitações e as autossabotagens que estão levando você a dizer que “não tem tempo o suficiente” ou que “não consegue encontrar tempo”.
2. Entenda como seu tempo é gasto
Leve um caderno e registre todos os seus pensamentos, conversas e atividades durante uma semana. Isso irá ajudar você a entender quanto você realmente consegue fazer durante um dia, e aonde seu precioso tempo está indo. Você vai ver quanto tempo é realmente utilizado produzindo resultados, e quanto tempo é desperdiçado em pensamentos, conversas e atividades improdutivos.
3. Conheça os limites
Lembre-se de que é impossível fazer tudo. Lembre-se também de que é possível que 20% do que você faz diariamente seja responsável por produzir 80% dos seus melhores resultados.
4. Priorize seu tempo
Planeje gastar, no mínimo, metade do seu tempo trabalhando nos pensamentos, atividades e conversas mais produtivos, em termos de resultados. São os “20%” que mencionamos no item anterior.
5. Planeje logo cedo
Use os primeiros trinta minutos de cada dia para planejar seu dia. Não comece sua rotina até completar esse planejamento. A meia-hora mais importante do seu dia é esta, que você dedica para fazer o gerenciamento de tempo.
6. Agende reuniões
Tudo que é importante para o seu sucesso deveria receber um tempo em sua agenda. Não crie listas de afazeres, pois elas ficam cada vez mais longas, até se tornarem insustentáveis. Em vez disso, realmente agende reuniões – ainda que sejam reuniões com você mesmo. Crie intervalos de tempo para pensamentos, conversas e atividades de alta prioridade. Agende horários para começar e terminar e tenha disciplina para cumprir com eles.
7. Evite interrupções
Quando você realmente estiver precisando completar aquela tarefa, coloque um aviso de “Não Perturbe” na sua mesa ou na porta do escritório.
8. Agende interrupções
Agende horários para lidar com as interrupções. Planeje o tempo em que você poderá ser distraído daquilo que está fazendo. Considere a possibilidade de fixar “horas de atendimento”. Afinal, muitas das interrupções em nosso trabalho são horas que gastamos atendendo as dúvidas, pedidos e interferências dos nossos colegas.
9. Deixe tocar
Pratique não atender o telefone simplesmente porque está tocando. E nem responder e-mails simplesmente porque eles apareceram. Deixe o smartphone no modo silencioso. Não dê atenção imediata a esses “chamados”, a menos que seja absolutamente crucial para o seu trabalho oferecer respostas imediatas. Em vez disso, defina horários específicos para responder e-mails e retornar ligações.
10. Use o foco
Antes de cada atividade, dedique cinco minutos a decidir exatamente qual resultado você espera obter. Uma visão clara do objetivo, do sucesso, irá permitir que você seja mais assertivo ao executar a atividade. Traçando uma linha reta para atingir aquele resultado. E, como a linha reta é sempre o caminho mais curto, essa é uma forma segura de economizar tempo.
11. Conheça o Pomodoro
Pomodoro é uma técnica que se baseia em períodos de total foco e atenção numa tarefa com intervalos de descanso. Você pode ajustar esse período de acordo com suas necessidades.
Fonte: Jornal Contábil
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