DICAS DE CONTABILIDADE:

DICAS DE CONTABILIDADE:

Noções de contabilidade para secretárias liberais

Por Antônio Inácio Ribeiro

Colunista-titular do Portal Brasil e Diretor da Odontex, http://www.odontex.com.br/

Como o propósito deste artigo não é formar contadores, procurarei dar-lhe idéias dos tópicos mais importantes na contabilidade sem emitir conceitos, para que você, entendendo o que é, consiga trabalhar melhor com os itens que estão envolvidos na contabilidade do consultório ou escritório. Assim sendo, contabilidade é o registro dos atos e fatos administrativos. Ou seja, organizar os documentos, que são todos os papéis que usamos para acompanhar as receitas e despesas do locar em que você trabalha e assim saber qual é a sua situação financeira.

CONTRATOS

São documentos que não entram na contabilidade propriamente dita, mas são igualmente importantes. Os mais comuns são os de locação do imóvel, de cheque especial ou de algum empréstimo, de leasing (um tipo de aluguel de equipamentos ou automóveis), de prestação de serviço a alguma empresa ou convênio e outros. Todos os contratos devem ser arquivados em pasta própria, podendo ser uma pasta só para todos, se não forem muitos.

RECIBOS

São comprovantes de pagamentos ou recebimentos. Se forem de recebimentos, o que fica para contabilizar é a cópia feita com papel carbono. Se forem os de pagamentos, devem ser os originais. Para maior clareza e validade, devem ter bem claro a que pagamento se referem e correto por inteiro o nome de quem pagou e de quem recebeu, mesmo que sejam assinados. Se tiverem numeração, são ainda mais completos e fáceis de controlar.

NOTAS FISCAIS

São os comprovantes legais de tudo o que é comprado e a forma de contabilizar as despesas do consultório ou escritório. Existem as de Série Única, que são grandes e em duas ou três vias, discriminando o comprador com seu nome, endereço e número do CNPJ (antigo CGC) ou CPF. Outro tipo de nota fiscal é a chamada ao consumidor, que é menor, em uma via apenas, mencionando só nome ou endereço do consumidor, ou apenas a data e o que foi comprado. O último tipo são os tíquetes de caixa registradora e as boas empresas, quando solicitadas, discriminam na forma de um recibo anexo, quais são as mercadorias compradas e identificadas por códigos.

DUPLICATAS

É o instrumento pelo qual são cobradas as compras feitas em estabelecimentos comercias. No formato, são parecidas com as faturas, normalmente se diferenciando daquelas por serem impressas em papel de melhor qualidade. Podem ser cobradas pessoalmente ou pela rede bancária. Neste caso, são enviadas por entrega contra assinatura de aviso ou pelo correio normal quando se tratar de empresas onde o profissional costuma habitualmente comprar. Quando vêm para pagamento em banco, normalmente são substituídas pelo correspondente bloqueto, sendo importante sempre confrontar o valor no bloqueto e na nota fiscal. Todas as duplicatas a pagar devem ser levadas à sanfona ou outra forma de agenda de pagamentos, imediatamente após seu recebimento.

BLOQUETO

É a forma mais utilizada atualmente para recebimento de valores, por conta de alguma compra feita e entregue com uma nota fiscal. Nele está mencionado o emitente (a empresa onde foi feita a compra, às vezes identificada como sacador) e o sacado, que é a pessoa ou empresa que efetuou a compra. No lado direito menciona a data do vencimento, valor a ser pago, espaço para anotação de juro ou multa por pagamento em atraso e um último campo para ser colocado o novo total, que normalmente, quando pago até o vencimento, não precisa ser preenchido. Para contabilização, o bloqueto só tem valor quando tiver a autenticação mecânica do banco que o recebeu. A maioria dos bancos coloca uma observação “pague preferencialmente no banco tal”. Como a observação fala em “preferencialmente”, pague sempre no banco em que o profissional tem conta, porque os demais não aceitam cheque que não forem emitidos pelo sacado (comprador). Só pague no banco emitente após a data de vencimento, o que deve ser evitado, por gerar juros e perda de tempo, por se ter que percorrer todos os bancos dos pagamentos, ao invés de fazer um cheque só e pagar tudo num banco só.

CONTROLE MENSAL

Nos contadores contratados para apresentação de um balancete mensal, é a situação financeira do escritório ou do consultório, depois de um mês de operações contábeis. Como a maioria tem movimento pequeno, em comparação com o das empresas, recebe do contador somente um balanço anual. Neste caso você poderá oferecer mensalmente uma posição financeira, bastando para tanto somar todos os recebimentos do mês (conhecidos como direitos e identificados contabilmente pelo sinal de +) e deste total subtrair todas as despesas pagas durante o mês (conhecidas como obrigações e identificadas contabilmente pelo sinal de -). Pensando bem, são operações fáceis de executar, bastando para tanto que se tenha organização no arquivamento dos documentos das despesas e uma data anotada na agenda mensal para fazer as operações. Para profissionais que não têm por hábito pagar o seu salário sempre num dia certo, você poderá combinar com ele, que o dia da apresentação do resultado do mês anterior será o dia do seu pagamento. Desta forma, você poderá programar seus compromissos, já sabendo qual é o dia em que irá receber o seu salário.

BALANÇO

Se o local em que você trabalha for uma escritório ou consultório com mais de um profissional ou ainda que movimente muita documentação ou valores, é interessante além do balanço anual apresentado pelo contador fazer, de três em três meses, um balancete com o resultado desse período, possibilitando assim que ele tenha uma posição do seu movimento, sendo neste caso interessante acrescentar um dado a mais, que é o montante de contas a pagar, por compras já efetuadas, nos próximos três meses (prestações, aluguéis, vencimentos de cartões de crédito e outros compromissos que terão de ser pagos). Desta forma, ele terá antecipadamente uma idéia de como serão, do ponto de vista financeiro, os seus próximos meses.

PATRIMÔNIO

São os bens móveis e imóveis do consultório ou escritório, que na maioria das vezes, estão em nome do profissional. Sua importância é para se apurar, uma vez ao ano, como está a situação financeira do consultório ou consultório, quando precisam aparecer os bens que já existiam no ano anterior e os adquiridos no ano que se está analisando com o balanço. Devem ser anotados com a data de sua aquisição, o nome do bem, de quem foi adquirido e o valor pago. Nas empresas se costuma pôr uma plaquinha identificando os bens móveis, sendo para tanto importante identificar cada bem com um número, o que nos consultórios não é muito utilizado.

ESTOQUE

Existem dois: o físico, que são os materiais que efetivamente se tem e o contábil, que considera tudo o que foi comprado menos o que foi consumido. Para efeito de funcionamento, o importante é mensalmente fazer o levantamento do estoque físico, a fim de se providenciar a sua reposição. Para efeito de contabilidade ao final do ano deve-se fazer um levantamento do estoque físico, colocar-se o valor de compra de cada um dos itens que nele aparecem e enviar ao contador, que usará a somatória do estoque como um dos itens do ativo (créditos) do balanço.

BANCOS

Para a secretária, o mais importante é acompanhar, controlando os lançamentos de cada conta bancária do consultório ou escritório. Ao fazer este controle, deve identificar débitos não anotados em seu controle, tais como CPMF, tarifas de talões de cheque, tarifas de devoluções de cheques e outras que podem ser evitadas, tais como emissão de extratos, pelo simples acompanhamento da movimentação da conta. Importante é, mensalmente, ao chegar o extrato gratuito fornecido pelo banco, fazer a conferência final e alertar o profissional para alguma eventual diferença constatada. Para efeitos de balanço, o contador irá solicitar os extratos da conta ou contas usadas pelo consultório, de forma que se ganha tempo deixando-a organizada mês a mês para, no começo do ano, entregá-la ao escritório de contabilidade.

CHEQUES

Afora o controle de cheques recebidos e emitidos, outro controle importante a ser feito é o de cheques a depositar: os cheques recebidos com data programada para depósito, denominação melhor do que cheques pré-datados, que alguns clientes não gostam de dar. Para estes, é aconselhável ter um livro próprio, anotar todos os cheques recebidos e, ao entregá-los ao profissional, pegar um visto na linha do último cheque a ele entregue. Este procedimento não só demonstra mais organização como evita dúvidas futuras por conta de cheques de cujo destino o ele não se recorda.

IMPOSTOS

Sempre que pagos com atraso geram, além de juros, multas e em alguns casos, como o do Imposto de Renda, deixam o profissional à mercê da fiscalização. Além de pagá-los em dia, é importante arquivá-los e, no caso de eventual saída de suas pastas de controle, é interessante que o seja através de uma cópia, evitando o extravio dos originais. Alguns são pagos por meio de carnês, como o IPTU, os quais devem retornar à sanfona depois de pagos, retirando-se deste somente a via do que foi pago na ocasião. Outros, através de guias próprias, como o FGTS e o INSS. O ideal é ter na sanfona ou agenda de pagamentos uma cartolina para cada imposto pago mensalmente, para servir de advertência caso o contador não entregue a guia correspondente a cada um dos impostos.

TAXAS

Tais quais os impostos, devem ser pagas a cada período, sendo que estas também em forma de carnê para as de pagamento contínuo e de guias para as de pagamentos de uma só vez. As mais comuns são as de entidades, clubes e outras que, se por um lado não geram riscos, por outro, estão sujeitas a multas se não forem pagas em dia, sem falar na má imagem para o profissional. Como são na maioria de pequenos valores, o ideal é pagá-las sempre em dia ou combinar com o profissional para pagá-las por débito em conta.

COMUNICAÇÃO

No relacionamento com o contador, como nos relacionamentos internos da clínica ou escritório, o importante é a comunicação. Para seu melhor desempenho é preferível que ela seja fluente e com transparência. Se você dispõe de e-mail ou fax, as solicitações a ele devem de preferência ser feitas por seu intermédio, pois no caso de alguma falha, como o não recolhimento de um imposto por falta de guia, você terá como mostrar que não foi falha sua, o que será difícil se a comunicação for somente verbal.

ALVARÁS

Item que a maioria dos escritórios ou consultórios só dá importância quando da presença de alguma fiscalização, normalmente da Vigilância Sanitária ou do Conselho de Classe, é a afixação dos alvarás em quadros no local apropriado. Seja diferente, informando-se da colocação quando em molduras protetoras, cumprindo além da exigência, com um requisito estético.

CONTADOR

Pessoa-chave para cumprimento das exigências legais do profissional para com os órgãos governamentais. Evite transtornos e apuros como os que acontecem quando a contabilidade não está em dia e se recebe uma fiscalização. Acompanhe seu trabalho não só lhe enviando a documentação solicitada, como também acompanhando o cumprimento de suas obrigações com as apresentações de guias com prazo hábil para recolhimento, folha de pagamento de funcionários nos dias certos e apresentação de declarações como a do Imposto de Renda nos prazos certos. Desta forma, estará eliminando o pagamento de multas e diminuindo o risco de fiscalizações, que mesmo nos casos em que todos os tributos e impostos são recolhidos, geram trabalho extra pela necessidade de interromper seu trabalho a fim de atender a exigências, principalmente com relação ao Imposto de Renda e INSS. Mantenha com o contador bom relacionamento e o consulte sempre que tiver alguma dúvida sobre documentos, pois é a pessoa que mais irá lhe ajudar neste sentido.

PLANEJAMENTO

Assim como na administração, no marketing e de resto como no próprio tratamento dos clientes, o ponto mais importante é o planejamento. Na parte contábil deve-se ter um dia agendado para envio da documentação ao contador, como ter um dia igualmente agendado para o recebimento das guias para pagamentos dos impostos. Ter um dia e horário na semana (que pode bem ser o dia em que o profissional faz algum curso ou período que ele reserva para ir ao banco ou outros compromissos) para conferir, controlar e arquivar a documentação é maneira certa de não deixar que os papéis por ela gerados tomem conta de sua mesa, fazendo da contabilidade o que ela realmente é: um meio de controle. Um consultório ou escritório bem administrado e bem controlado contabilmente será sempre tranqüilo por não gerar preocupações para o profissional nem para você.

Incluindo marketing do consultório ou escritório nas suas funções cotidianas, você estará se valorizando e diferenciando seu trabalho, fazendo com que ele apareça mais, deixando de ser cobrada somente pelas funções de obrigação e sendo avaliada pelas de inovação, merecendo assim um reconhecimento que na maioria das vezes será em forma de aumento de salário. Espontâneo.

Fonte: http://www.portalbrasil.net/