Muitas vezes eu me deparo com a seguinte situação: Efetuo um compra, peço a
nota fiscal (com CPF para receber os créditos da nota fiscal paulista) e o
vendedor me diz que ainda não possui uma empresa aberta.
Abrir uma empresa é o primeiro passo a ser realizado quando se tem um
negócio, e é preciso muita atenção para fazer da maneira correta.
É necessário definir o tipo societário e fazer os registros em todos os
órgãos.
Muitas vezes na pressa de começar a operar, somente é realizado o cadastro na
Junta Comercial, Receita Federal, no Estado e na Prefeitura, tendo acesso a
emissão de notas fiscais e esquecendo os outros.
Por exemplo, nós da Capital Social, ainda vamos na Caixa Econômica o no INSS
ajustar o cadastro da empresa e fazemos o enquadramento sindical, garantindo
realmente a total regularidade de funcionamento da empresa.
Neste processo outras coisas são importantes que listo a seguir:
Definir a atividade econômica correta da empresa
Alguns impostos são definidos pela atividade econômica, e por isso é preciso
muita atenção.
Um exemplo muito comum é a pessoa prestar serviços de treinamento e emitir
notas fiscais de consultoria, pagando dessa forma, uma alíquota maior de ISS ou
da DAS do Simples Nacional.
Por isso é preciso entender todas as atividades finais da empresa e definir
corretamente o código de CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas),
evitando assim pagar um imposto maior ou indevido.
Emissão das Notas Fiscais
Emitir notas fiscais na venda de produtos ou na prestação de serviço é
obrigatório a todos, exceto ao MEI quando este vender para uma pessoa
física.
Ter o cuidado para emitir corretamente também é essencial. Essa atividade
pode gerar, assim como no tópico anterior, obrigações adicionais ou o pagamento
de tributos indevidos.
Definição do enquadramento tributário
Neste ponto, é importante avaliar o quanto a empresa pagará de impostos em
cada enquadramento e o quanto isto adicionará de complexidade/custo na operação
da empresa.
Digo isso pois, muitas vezes a economia com determinado imposto se anula com
os custos de controles adicionais ou com a compra de um sistemas para garantir
as obrigações deste enquadramento mais econômico, porém, mais complexo.
Obrigações Fiscais
Feito a abertura e o enquadramento tributário da empresa chega a hora de
entregar as obrigações fiscais de uma empresa.
Podemos separa-las em duas categorias, que são o pagamento de impostos e a
entrega de obrigações acessórias.
Pagamento de Impostos
Aqui não há muito segredo, se sua empresa for do Simples Nacional ela pagará
uma Guia chamada DAS que engloba diversos impostos.
Já se ela for do Lucro Presumido ou do Lucro Real, terá que pagar guias de
acordo com os tributos de forma individualizada.
A dica aqui é a seguinte: Confira se o seu Banco tem convenio para receber as
Guias de todos os tributos que sua empresa paga.
Em alguns casos, há Bancos que não estão aptos a receber por exemplo uma Guia
Estadual ou Municipal e isso gera muitos transtornos para a sua empresa, como
ter que ir pagar na “boca do caixa” ao invés de utilizar o internet banking.
Declarações Acessórias Fiscais
As obrigações acessórias, são as informações fiscais do seu negócio que são
transmitidas para o governo, a fim de atestar as apurações de impostos e demais
obrigações realizadas.
Embora queremos acreditar que exista um esforço do Governo para simplificar
essas obrigações, já que essa burocracia aumenta ainda mais o Custo Brasil, elas
são inúmeras, e aqui você precisará de ajuda com certeza.
As principais obrigações existentes são:
- Apuração da DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional)
- SPED Fiscal ICMS/IPI
- SPED Contribuições
- Escrituração Contábil e Fiscal
- GIAS (Guia de Informação e Apuração do ICMS)
- DCTFs (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais)
- DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte)
- Escrituração das Notas como Tomador de Serviços
Essas são somente as principais, pois não para por aqui.
O importantes destas várias obrigações é que em muitas a informação é a
mesma, ou muito semelhante. Então é necessário ter um bom controle para que nos
cruzamentos fiscais não exista divergências entre as obrigações.
Obrigações trabalhistas
É comum ouvir a seguinte pergunta quando falamos deste assunto para um
empreendedor que está iniciando um negócio.
Eu ainda não tenho funcionários, existem obrigações trabalhistas no meu
negócio?
A resposta é sim, mesmo que você não tenha funcionários, e ainda que, não
retire pró-labore, que é o salário do sócio, terá obrigações trabalhistas a
entregar sob pena de multa.
Pró-labore, o salário do sócio
A primeira questão trabalhista de uma nova empresa é a definição do salário
do sócio. Isso pode ser iniciando ainda no contrato social dependendo da forma
como ele foi escrito.
Normalmente recomendamos, somente prever a possibilidade de pagamento no
Contrato Social, pois se ele for instituído neste documento e a empresa não
pagar, pode gerar problemas futuros.
Sobre o valor pago ao sócio, deve ser retido o percentual de 11% referente ao
INSS e ser informado junto com as obrigações acessórias dos demais
funcionários.
Admissão e Demissão de Funcionários
Na contratação e demissão de funcionários, deve se atentar aos procedimentos
exigidos pela Legislação Trabalhistas.
Entre eles podemos destacar, a realizar dos exames admissionais e
demissionais.
Faze-los pressupõem que a empresa já os relatórios de PPRA (Programa de
Prevenção dos Riscos Ambientais) e PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde
Ocupacional).
Estes dois programas são obrigatórios, e com o advento do ESocial não será
mais possível não te-los, já que a fiscalização será de forma eletrônica.
Além disto, deve-se, assinar um contrato de trabalho, atualizar a carteira de
trabalho, e realizar as homologações no caso da demissão.
Pagamento de Obrigações Sociais e Salários
Assim como nas obrigações fiscais aonde há o pagamento dos impostos, nas
obrigações trabalhistas há o pagamento das guias sociais, com o valor de INSS e
de FGTS.
No caso do INSS, a guia é composta de retenções sobre a folha de pagamento e
valores referente as contribuições patronais e terceiros.
Em alguns casos, como nas empresas optantes pelo Simples Nacional ou empresas
optantes pela Desoneração da Folha, a parte patronal é pago fora da Guia do
INSS, e tem como base o faturamento.
Vale mencionar, que também é obrigação do empreendedor pagar os salários,
lembrando que existem regras para o cálculo dele, como as que se referem ao 13º
salário e as férias.
É importante ter feito o enquadramento sindical corretamente, e acompanhar as
convenções de negociação coletiva entre sindicatos patronais e dos funcionários,
a fim de seguir todas as regras estabelecidas.
A convenção coletiva tem força de normatização e se não seguidas podem gerar
processos de ordem trabalhista.
Declarações Acessórias Trabalhistas
Na parte Trabalhista, assim como na parte Fiscal, existem a entrega de
obrigações acessórias que servem de informações para o governo atestar a
regularidade da empresa.
As principais atuais são;
- SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência
Social)
- CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados)
- RAIS (Relação Anual de Informações Sociais)
- DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte)
A DIRF acima listada, está repetida no texto, pois as retenções de imposto de
renda podem atingir os funcionários e os demais serviços tomados, desta forma
ela acaba sendo uma obrigação acessória ligada a área trabalhista e a área
fiscal.
Como resultado da entrega da DIRF não podemos nos esquecer que existe o
Informe de Rendimentos.
Este documento é entregue aos funcionário após a DIRF e serve para que se
faça a Declaração de Imposto de Renda de Pessoa Física corretamente.
Obrigações contábeis
Na Contabilidade, temos uma situação interessante, pois podemos encarar ela
de duas formas:
- Burocrática: Meramente para atender a necessidade do Fisco.
- Dinâmica: Atendendo o Fisco, e também as necessidades da
empresa, dos seus sócios e mais usuários das informações.
É claro que eu prefiro a segunda forma, manter a contabilidade em ordem pode
gerar diversos benefícios para a empresa, tais como;
- Manter o controle da situação econômica e financeira da empresa.
- Ter Lucros Isentos de Imposto de Renda na Pessoa Física dos Sócios
- Ser um instrumento para planejamento e gestão.
Com relação as obrigações, o Livro Diário é um documento obrigatório para
todas as empresas, e recentemente tivemos uma boa notícia.
As empresas que entregam o SPED Contábil não necessitam registrar os seus
livros na Junta Comercial e podem mantê-los em formato digital.
Isso foi uma excelente iniciativa de redução da burocracia e de compromisso
com o meio ambiente com a redução de papel impresso.
Recomendo para você: Texto – 8 motivos para você contratar um
contador para sua empresa.
Rotinas financeiras
Eu não consigo ver nenhuma empresa de sucesso sem a manutenção de uma boa
rotina financeira.
Ela é essencial para definir o futuro do empreendimento, afinal se você não
sabe quanto gasta mensalmente ou se há recursos para pagamento a empresa não irá
para frente.
As principais rotinas que posso listar são;
Controle de Despesas e Receitas com conciliação bancária
Esse é o primeiro passo em uma gestão financeira. Eu diria que qualquer outra
coisa que você pretenda fazer com o tema financeiro, se este não for bem feito,
você não conseguirá avançar.
Existem várias formas de fazer esse controle, e a única que não recomendo é a
realizada em papel.
Veja, você escreveu no papel e não poderá recuperar as informações para fazer
uma análise, ou simular projeções… não é possível não é mesmo?
Então, o controle no papel serviu apenas para tomar o seu tempo. Precisamos
analisar para nos aprofundar nos benefícios do controle.
Seja no Excel ou em um sistema, faça bem feito, categorizando corretamente e
mantendo as informações de data.
E procure avaliar quais são as principais categorias em termos de volume
financeiro e acompanhar a sua evolução no tempo. Isso servirá para que você
possa tomar decisões.
Gestão de Contas a Pagar e Contas a Receber
Aqui está um grande segredo, cuidar do Contas a Pagar e do Contas a Receber
da empresa.
Pois é aqui que a sua gestão pode influenciar para se ter um caixa
saudável.
Imagine a situação de uma inadimplência massificada sem nenhuma processo de
cobrança estabelecido, com certeza o seu caixa irá sentir e você não terá
recursos para pagamento de contas.
Agora, pense na falta de controle das contas a pagar. Duas situações podem
ocorrer, você pagar contas com atraso, com juros ou ainda ter que fazer um
pagamento superior ao que seu caixa suporta.
Nas finanças, essas três rotinas são essenciais, e a partir delas você poderá
evoluir o processo financeiro e ter mais controle.
Fonte: capitalsocial
