Se dezembro foi o último mês de prazo para as empresas de médio porte, com
faturamento entre 4,8 milhões de reais e 78 milhões de reais, finalizarem o
cadastro de seus trabalhadores no eSocial, em janeiro começa o prazo para as
empresas não optantes do Simples Nacional – as chamadas empresas do grupo 2.
Esse grupo é formado por empresas que faturaram até R$ 78 milhões em 2016 e
não são optantes do Simples Nacional. A nova fase do eSocial que começa este mês
prevê que essas empresas deverão incluir informações referentes às folhas de
pagamento no sistema, a partir do dia 10.
Junto ao grupo 2, citado acima, temos, também, as empresas do grupo 3
(microempreendedores individuais com empregado, microempresas, empresas de
pequeno porte optantes pelo Simples Nacional, associação sem fins lucrativos,
condomínios e pessoas físicas empregadoras) que devem aderir obrigatoriamente ao
eSocial a partir desse mês.
Essas empresas terão de enviar o cadastro do empregador e as tabelas a partir
do dia 10 de janeiro. A fase inicial é importante porque é quando a empresa se
identifica e passa informações que servem de base para composição dos demais
eventos do eSocial.
Contudo, não é preciso se desesperar para encaminhar todos os dados no
primeiro dia. As informações podem ser encaminhadas até o início da próxima
fase, que ocorrerá no dia 10 de abril. Mesmo assim, não dá mais para
esperar!
O que deve ser apresentado
As empresas do grupo 2 deverão apresentar, a partir do dia 10 de janeiro, o
cadastro de empregador e tabelas, que fazem parte dos eventos periódicos do
eSocial, que têm de abranger todos os colaboradores, incluindo os pagamentos de
pró-labore dos sócios e estagiários.
Entre as informações a serem enviadas também estão inclusas as férias, o
décimo terceiro salário, entre outras, referentes aos fatos ocorridos a partir
de 1º de janeiro de 2019.
Envio e procedimentos
Como o envio das informações para o eSocial é através do sistema de folha, a
empresa precisa ter instalado o programa que tenha o layout conforme a exigência
do projeto. Além disso, para a transmissão online dos dados é necessário possuir
um certificado digital. Esta rotina terá que fazer parte do trabalho da área de
departamento pessoal. Dessa maneira, as informações são recebidas pelos clientes
e inseridas no sistema para serem enviadas.
A Solutta recomenda atenção aos dados enviados e prazos que precisam seguir a
legislação, sobretudo com a qualidade das informações enviadas. Para isso, é
necessário que seus sistemas estejam habilitados e atualizados – se houver a
necessidade de terceirização do serviço, a Solutta enviará os dados.
Se a área de departamento pessoal da sua empresa ainda tem dúvidas, não
hesite em consultar a equipe Solutta.
Folha de pagamento
A partir de janeiro as folhas de pagamento não poderão ser fechadas
antecipadamente, como era feito antes por muitas empresas. Sendo assim, é
imprescindível respeitar todo o período de competência do eSocial para que os
dados da folha – que deve ser elaborada e enviada mensalmente ao sistema –
estejam de acordo com o que foi pago pela empresa.
O envio de informações com qualidade passa pela conferência do registro de
admissões e demissões, o fechamento do controle de ponto e a análise minuciosa
dos benefícios e remunerações variáveis dos empregados. Isso evita a divergência
de informações, possibilitando a transmissão correta da DCTFWeb, que
possibilitará a emissão da guia para recolhimento previdenciário.
Os procedimentos da Solutta permitem que, mesmo com a rigorosidade da
legislação, a empresa disponha de tempo hábil de processamento dos dados de
fechamento de ponto da folha de pagamento. Assim, a transmissão dos dados é
feita de modo a garantir a qualidade e o compliance das informações.
Outros prazos
Para as empresas optantes do Simples Nacional e MEIs, a partir de abril de
2019, é obrigatória a apresentação do cadastro dos trabalhadores e eventos não
periódicos. Já em julho de 2019, a obrigatoriedade é na apresentação dos eventos
da Folha de Pagamento (periódicos) e o EFD-Reinf.
Para outubro de 2019, é a vez de apresentar a DCTFWeb, que substituirá a GFIP
para Contribuições Previdenciárias e para FGTS. E, por fim, em julho de 2020,
deverão ser apresentados os eventos SST (saúde e segurança do trabalhador).
Penalizações
Quem deixar de aderir ao eSocial e não cumprir com as obrigações no programa
será penalizado com multas cujos valores variam conforme a gravidade da situação
e avaliadas de acordo com a falta ou atraso das informações no sistema
eSocial.
Finalidade do eSocial
A ferramenta ainda evita redundância nas informações prestadas por pessoas
físicas e jurídicas. Pelo novo sistema, será possível reduzir tempo e custos da
área contábil das empresas na execução de quinze obrigações.
De acordo com relatório do Banco Mundial, são necessárias cerca de 2.600
horas por ano para uma empresa pagar tributos no Brasil, ante 176 horas por ano
na média dos países da Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico
(OCDE).
Segundo o governo federal, o novo sistema também garante maior efetividade na
concessão de direitos como o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS),
seguro-desemprego e abono salarial.
Além disso, o eSocial também protege o empregado, garantindo os seus direitos
e facilitando o sistema de fiscalização do Governo, uma vez que todas as
informações estão concentradas em um único banco de dados para averiguação.
Desafie-se e capacite-se
Como você pode perceber, o eSocial traz muitas mudanças importantes e é
preciso ter atenção redobrada para estar preparado, ainda mais agora com os
prazos de implantação do programa se aproximando.
Sendo assim gostaríamos que conhecessem nosso treinamento completo e
totalmente na prática de departamento pessoal e eSocial para contadores. Aprenda
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Fonte: Jornal Contábil - Conteúdo original via Solutta
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