Eu costumo dizer que escolher um sistema para informatizar uma empresa, seja na área contábil ou gestão em geral, é uma missão difícil. São várias as situações que devem ser analisadas, pois depois da escolha feita é como se fosse um casamento e lógico que temos que nos esmerar no sucesso da relação, afinal queremos que seja duradouro, do contrário o que era para ser um investimento passará a ser um grande custo.
1.Tempo para conhecer
O primeiro fator para fazer a escolha certa de um sistema de contabilidade é a disponibilidade de tempo, pois serão necessárias muitas horas e dias para conhecer o máximo de sistemas possíveis existentes no mercado. Somente no Brasil, eu tenho catalogado aproximadamente 120 sistemas de contabilidade, sendo que 95% destas empresas são apenas regionais sem a mínima possibilidade de se aventurarem num mercado nacional, portanto, se a realidade de sua empresa contábil exige a legislação de diversos estados brasileiros ou municípios, os sistemas regionais estão fora da disputa. Na escolha do novo sistema todos envolvidos no processo deverão participar, diretoria, lideres e se possível os principais usuários, pois eles deverão conhecer e comparar cada sistema concorrente e desta forma diminuiremos a rejeição de usuários na implantação.
2.Tecnologia e intuitividade
A tecnologia é outro item importante para sua decisão, mas toda cautela é pouca porque ter um sistema com tecnologia de última geração não é garantia de um bom programa para sua empresa, afinal ele pode ser mal elaborado, dificultando o aprendizado do usuário por não ser lógico e intuitivo. A intuitividade é muito importante, pois um sistema complexo causa gastos incalculáveis devido a grande demora na implantação e treinamento. É muito grave um sistema ser difícil de usar, pois além de dificultar a qualificação de mão de obra do cliente, também afeta os profissionais de implantação da empresa desenvolvedora. Além disso, temos que saber que esta situação é para sempre, para todo novo colaborador de ambas as empresas. Não é difícil encontra contadores se queixando do trauma de implantação de sistemas complexos. Sistema complexo existe porque muitos são feitos por quem não entende do assunto e também pela falta de especialização no negócio.
É muito importante observar ainda se a tecnologia utilizada no desenvolvimento do sistema continua no mercado, pois existem muitas linguagens e bancos de dados descontinuados e consequentemente o sistema sofrerá com este problema.
3.Banco de Dados
Cuidado, o fato do banco de dados ser relacional não garante nada, nem segurança, desempenho ou estabilidade do sistema, é apenas uma tendência boa. Existe banco de dados proprietário ou terceirizado, pago ou gratuito, tabelas ou relacional. Tem empresa de software que produz seu próprio banco de dados, chamado de proprietário, isso para mim é fora de cogitação porque vai contra a especialização de negócio, acredito que temos que trabalhar com banco de dados terceirizado.
Entre o banco pago ou gratuito é uma questão de necessidade e disponibilidade financeira, mas acredito que para empresas contábeis o banco de dados gratuito é a melhor opção, pois pagar por terminais é um custo desnecessário para este segmento. Temos ótimas opções de bancos gratuitos e poderosos como o Firebirb, MySQL e PostgreSQL. Fique alerta com os bancos de dados pagos que oferecem opções gratuitas, é uma pegadinha, pois eles possuem limites de dados pouco espaçosos e após atingir o limite a solução é migrar para versão paga, além disso, as versões básicas pagas são inferiores tecnologicamente as gratuitas.
4.Observe os recursos do sistema
Tão importante quanto a tecnologia são os recursos dos sistemas, os quais considero fundamentais, pois são eles que darão produtividade para sua empresa. De nada adianta ter um sistema de última geração que não é prático, e mesmo vale para o banco de dados, já vi muito sistema escrito em banco de dados consagrado lento e mal elaborado.
5.Ouça referências com cautela
Ouvir a opinião de clientes do novo sistema também é importante, mas cuidado, pois existem empresas que oferecem benefícios como comissões, patrocínios, viagens, enfim; para que seus clientes digam referências positivas; desta forma você terá informações distorcidas e pode investir em uma cilada. A melhor dica é você conhecer profundamente os sistemas, pois as empresas são diferentes, podem ser mais ou menos exigentes, podem ter mais ou menos necessidades, por isso muitas vezes, o que serve para seu colega pode não servir pra você, ou seja, faça sua escolha baseado nas suas necessidades.
6.O barato pode custar caro
Para trocar de sistema é importante que a nova empresa ofereça grandes vantagens, e entre elas eu não aconselho a troca por preço, pois neste momento você certamente estará cometendo o maior erro de todos. De ênfase para a empresa que contemple um bom sistema e atendimento qualificado, logicamente o preço não pode ser tão desproporcional.
7.Invista em implantação com treinamento
A implantação tem que ser planejada para ser bem sucedida, mas este processo é o mais caro, pois exige tanto da empresa contratante como da contratada. Aconselho um investimento em boas horas de treinamento, algo próximo de 50 horas para implantação do trio principal, contábil, folha e fiscal, em uma empresa com 12 terminais. Estes números podem aumentar ou diminuir conforme o comprometimento e conhecimento da equipe a ser treinada.
A pratica de não cobrar o treinamento deve ser vista com cautela, é um ato muito suspeito, pois tira o compromisso do fornecedor. Concertar o estrago da falta de capacitação de sua equipe na utilização da sua principal ferramenta de trabalho será muito mais oneroso, além de gerar atrasos e insatisfação dos seus clientes.
8.A verdade e o que você quer ouvir
Cuidado com frases como: “O meu sistema não dá pau” e “ele é o melhor do mercado”. Quem disse isso e qual a sua motivação? Por que estão vendendo esta ideia? Se questione para não fazer parte da massa seguidora de moda, afinal suas escolhas afetam sua equipe e podem acabar com sua empresa ou fazê-la prosperar.
Grupos de empresas contábeis ou de empresários influentes também podem ser corrompidos, ou mesmo possuir um ego exacerbado com a necessidade de afirmar que as suas escolhas são sempre as melhores.
Os sistemas são vivos, estão sempre em construção, por isso não existe sistema sem erro, quem diz o contrário está mentindo. O que é importante observar é se a empresa de sistema é transparente nos ajustes, se oferece um atendimento que solucione as insatisfações, se está preocupada com as necessidades de seus clientes. Isso porque a postura que você deve buscar da empresa de sistemas é de parceira e não apenas mais um fornecedor. E lembre-se que o respeito deve ser mútuo, assim sua empresa será sempre bem atendida, pois ninguém gosta de atender pessoas chatas, arrogantes e furiosas.
9.Foque na sua necessidade
A empresa contábil deve ter um sistema contábil, fiscal e de folha no qual confie plenamente, ferramentas secundárias não devem motivar a troca de sistema, pois podem ser integradas e incorporadas; portanto ao ver uma demonstração conheça profundamente as ferramentas que necessita e depois invista seu tempo conhecendo as ferramentas secundárias.
10.Sistemas genéricos ou especialistas
A especialização é um dos principais itens para a escolha do novo software. Há 10 anos não tínhamos muitas opções no mercado, então os empresários eram obrigados a usar sistemas que nada tinham haver com seu ramo de atividade tendo que se adaptar as ferramentas. Hoje a realidade é bem diferente, os sistemas especialistas estão ganhando o mercado e os sistemas genéricos terão muitas dificuldades para manter a sua clientela.
Dificilmente um sistema genérico vai ser melhor que um sistema especialista, por isso também não acredito na fabula das empresas que desenvolvem sistemas contábeis oferecerem soluções de gestão empresarial para os clientes das empresas de contabilidade. A falsa vantagem da integração cai por terra em função da falta de especialização. Jamais um sistema de gestão empresarial vai ser bom para tantos mercados diferenciados como são os seus clientes: farmácias, escolas, mecânicas, lojas, condomínios, mercados, clinicas médicas, transportes, confecções, veterinárias, tinturarias, imobiliárias, postos de gasolina, serviços, enfim.
Verifique se o sistema que você vai escolher oferece integração com os sistemas de gestão utilizados pelos seus clientes, afinal é disso que você precisa, do contrário, se tornará um vendedor para seu fornecedor de software. Só complementando, com a implantação da nota fiscal eletrônica e sped fiscal as integrações ficaram mais fáceis, padronizadas em todo País, e desta forma podemos integrar com qualquer sistema de gestão, isso é fato e já acontece.
Outro item importante da especialização é a questão da diversificação no desenvolvimento, a vontade do empreendedor de enriquecer abraçando outras áreas também deve ser analisada com cautela, é importante que o fornecedor de sistemas esteja focado em tecnologias contábeis, pois quem desenvolve muitos tipos de sistemas acaba não sendo especialista e consequentemente deixará a desejar nos recursos e atendimento, até porque provavelmente que ele usará a mesma equipe.
Vale lembrar que você não deve ter preconceito, dando oportunidade para todas as empresas, só assim fará uma escolha estudada, baseada no conhecimento, na comparação e na solução das suas necessidades. Com certeza existem mais itens que devem ser observados, mas estes são os que considero fundamentais.
Texto confeccionado por: Elinton Marçal
Fonte: Site Contábil
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